作者：骑影
笔者刚刚参加工作的时候是2013年在一家传统国企，且无需为发生在App Store之外的购买向苹果支付佣金。美国东时间8月26日，记得当时企业里还在使用老旧的域网“即时通”做办公室工作沟通工具。所有合同、评审包括公章使用登记全使用纸质文档，苹果在官方网站更新了一篇名为《Apple 与美国者就App Store更新达成一致》的新闻稿，那时候最的感触就是“难”——审合同难，宣布将对App Store进行一系列更新，所有合同文件要依靠QQ或者其他外工具做传输，以为者带来更好的商业机会。如经法庭批准，效率比较低，这将解决美国者提起的一项集体诉讼。苹果列出了更新的7关键点。除了表示未来三年将继续为年收入少于100百万美元的小型者提供佣金折扣，印象中当时与一个供应商谈合同双方反复打印、用打印件对焦再重复打印造成了不小的纸张浪费；批合同更难，以及保持App Store搜索系统现状之外，所有合同除了要登记盖章外还都要经过公司总经理手写签字才能生效。每当总经理出现在办公室的日子，最的变化有两点。第一，全公司上上下下需要签字的人便在楼道里排出一条长长的队伍，允许者绕过苹果内购买。苹果将申明，从楼上一直到楼下，者可以使用电子邮件等通信方式与用户共享IOS App之外的支付方式信息。和以往一样，那还真是一道具有时代印记的风景……
当然，者不需要因发生在他们的App或App Store之外的任何购买向苹果支付佣金，短短几年的发展，现如今信息化时代已然来临，信息化办公已经成为一个不可抗拒的现实变成了当下的时代特征。各行各业各岗位都在使用系统做审批、做信息流程管理、做过程进度管理，法务也不应当例外。
目前就过往经验看，笔者接触到频的法务系统使用场景主要包括如下几种：
01
重事项管理：公司法务通常会处理一些合规评审及一些重的或突发的事项，法务需要保留当时的审批意见、相关原始材料及当时处理的实施反馈情况等。这些事项可以依靠邮件进行保存，但这样做的后果就是要面对企业人员调整、邮件存储空间趋于饱和、分类查找困难所带来的体验。一个简单、高效的录入登记、审批、查询系统自然可以带来更为高效的体验。
02
案件管理：对于需要处理诉讼尤其是批量诉讼案件的法务团队来说，一个功能顺畅的案件管理系统直接决定了团队的工作效率。笔者曾在一家外资企业任职，工作最开始量案件使用Excel表格做手工维护，费时费力且很容易出现数据标注时的错误。最后几经反馈公司才终于决心研发一款案件管理的系统工具，仅在时间成本一项上便给法务团队带来了极解放。
03
合同管理：总体而言，对于法务来说应该是最普遍、频的系统使用场景了，当然也是各位法务同行们最可能爆发不爽的场景。流程无法根据标准自动匹配到对应审批人，审批单回转逻辑设计不清晰，财税介入节点不明确，无法加签、转交、设置代理人，合同文档无法在线预览、无法锁定终版、无法设置同合同附件、补充协议无法关联主合同，通知功能弱经常错过重要流程……这些悲哀的坑家是否有过经历？
除了上述三个较为常见的系统需求场景外，基于所处行业不同，不同的法务还会有不同的系统需求，在此我们不多赘述（同时为避免后续讨论过于分散下文中所有系统仅以最常见的合同管理系统代指）。那么接下来，进入我们今天的核心问题——如何打造一款好用的法务系统呢？
首先，需要有充足的预算；
其次，需要有非常充足的预算；
最后，需要有一个能提供非常充足预算的公司管理层；
（全文完）
……
估计会被打死……
刚刚的玩笑话虽然不作数，但是却能一定程度上说明问题，毕竟多数法务系统需求都是被“预算”两字卡死的。预算多寡直接决定了法务系统的研发模式自研、外包定制亦或是购买公共产品。
现今很多企业都在使用OA系统（办公自动化Office Automation，简称OA）用作内办公系统，法务系统也一般作为其中一个模块进行使用。其中绝分企业限于预算较少会购买并使用市场上成熟的OA公共解决方案，但是公共方案也就意味着缺乏定制化功能，在业务场景中使用难免会有些“系统盲点”和“系统障碍”出现，会在一定程度上给办公带来困难。
当然，另一分拥有充足预算的企业则会对OA系统进行定制化乃至基于自身需求直接定制个性化系统，如上文所说的那家外资企业一样，这样的好处不言自明，但不利因素就在于法务需要精准的表述好自己的需求和定制人员做好对接，对方也要能充分理解并且执行，后还需要不断对功能做优化、迭代与维护。而且这样定制化的产品，每一次更新都会很贵，因为所有代码都是从0开始的。嗯，至少团队会这么说。
最壕的公司拥有自己的研发团队，有自己的法务产品团队，则会基于法务的需求进行产品理解后做设计，然后完全自主研发内的办公软件系统。在钞能力的面前，很多上文说的困难都可以迎刃而解。
对于公共方案而言笔者使用过的系统毕竟有限，不好给家做出什么可靠推荐。而钞能力这方面似乎也没什么可说的。但如何基于“定制一款好用法务系统”笔者的经验可以给家一些输入。
首先，法务需要清晰、明确的理顺并表达好自己的产品需求。
以合同管理系统为例，在宏观层面上，拟定要的系统是否要包含合同预审功能？是否要包含合同归档调取功能？印章使用系统、合同履行管理系统是否要囊括在内？功能是合并还是分立？团队在不同模块的周期是串行还是并行？这些需求需要在最开始就梳理清楚，毕竟很多事情其实还是可以依靠邮件或者其他方式加以解决（如合同归档存储可以引入文件存储供应商，如嘉柏、铁山等等），如果一股脑的堆进法务系统的需求池则会无意义的对高预算，同时也会影响排期和进度。外包定制合作中，虽然软件定制服务商会指派产品经理与甲方做对接，但自己的需求还是自己最清楚。那如何准确描述自己的需求呢？
我们看下述两段描述：
1、合同审批的时候不同人对不同事，重要的人批重要的事，重要的事情要一级一级到重要的人那里，然后不光法务，财务、税务的人也得批流程，合同还不能倒签了，倒签的话得升级审批……
家可以尝试理解一下，这段描述中需求方一共提出了多少个需求？这样偏口语化的沟通，对接方又能否精准掌握好这个产品的具体功能点呢？类似“不同人不同事”这种表述，是否有可能产生歧义？我们再看第二段：
2、首先，合同审批要依照合同金额做审批人的阶梯式分层，1阶梯50-100万……1、2、3阶梯分别对应L1 L2 L3等级的业务负责人审批；其次，所有审批需要遵循层批原则依据发起人的门汇报线（可以由HR提供）进行逐级审批；再次，每一份合同审批都要引入财务、税务进行会签，财务在前、税务在中、法务在后、业务审批流在最后，以串行方式推进审批，同一节点有多人的可以并行进行审批；最后，合同提交审批日期不能晚于合同文档中标注的合同生效日期，否则触发更高级审批流，审批级别在原有L3基础上追加两级审批……
作为对比，家将自己代入到一个承接需求的“产品经理”角色去感受一下，哪一个更为直观和明确？当然有人会说，一次说不明白的事情可以多说几次嘛，多次对焦总会排除误解的。当然，多次对焦是必要的，但无谓的增加多次对焦第一增加成本，第二拖慢工期，第三在对焦过程中为了定位需求产品经理可能以自己的理解反向输出，如果不能描述清楚自己的需求可能就会在反向输出的过程中同意了产品经理的方案。比如“不用人对不同事”这一点，可能在无法理解需求人真实意图的情况下将之理解为“通过不同合同类型触发不同审批流作为审批流分支条件”，这与不同金额阶梯审批完全是两种不同的设计思路和难度。
简言之，一个合格的需求描述应当具备内涵确定且可成文化、语言精炼、描述准确、条件清楚、外延涉及的可能性周延这几个要件。虽然不需要我们直接成为产品经理，但是一定要减少误读、误判、模糊化的空间。防止过程中的谬误。
其次，应当亲身参与到PRD（产品需求文档）及视觉设计、评审中去。
在承接了需求之后，承接方的产品经理一般会产出PRD，PRD文档会将需求更加细化为产品功能的具体描述。同时PRD还会作为未来做排期的“底稿”，具有极高的重要性。要想避免需求跑偏，在自我进行需求描述、沟通对焦后，还必须对PRD评审进行细致把控，因为这很可能是减少无谓谬误的最后一道关卡。同样的，在PRD确认后，产品交互、外观设计以及评估作为需求方的法务也需要亲身参与，万万不能怕麻烦，这些东西会直接决定工期长短以及未来使用产品的体验，马虎不得。
多嘴一句，其实从0新系统相对并不是太难，难的是已经有了一个老系统，现在在构建新系统，对于老系统中已经存在的数据如何迁移到新系统中才是最让人掉头发的事情。如果某位同仁真的不幸面临这个问题的话，我只能给一个建议——奉劝一下自己的领导，别这么想不开。老系统数据能保证需要的时候单独可查就行了，不要试图把老系统数据搬迁到新系统后还能完美适配。事实也证明，很多历史数据的价值并没有想象中那么高，往往花费几十万预算做了数据搬迁，迁移后的老数据完全成了死数据，得不偿失。
最后，把关验收并持续的做产品使用反馈与优化。
这条说明的是什么内容无需多言，但是想要做到这一点则需要法务在进行前期招标、委托合同谈判时确定好对应条款。对于验收标准、返工条件，后续优化的费用标准、技术支持的时间标准等细节做好提前框定。在验收交付后，要持续的通过定制方的服务来完善系统本身。如果在前期合同沟通中没谈妥的话，那么抱歉，后续贵公司系统的任何一次维护、优化都要做好出血的准备。毕竟你很难一怒之下再去做个新系统，不想再被折磨一次又没有做好条款把关，最后的结果就只能挨砍了。
当然，说了前面那么多，还是有很多法务同仁被“钱”所困。说服领导做资源投入似乎是信息化办公最的阻碍。领导宁愿拿出1000万投入到销售团队的奖金池也不愿意拿出100万给法务个系统，怎么破？
提升法务团队重要性这类话我就不说了，给家一个参考（注：这不是广告）。
如果同仁们所在公司使用的企业即时通讯工具是钉钉的话，可以使用钉钉推出的“宜搭”功能【https://www.aliwork.com/】。（企业微信、飞书之类的产品笔者没怎么用过，有兴趣的同仁可以去咨询下对应产品的客服）。
宜搭是一款在最开始号称“0”代码搭建应用的产品，即便你是一个一行代码也写不出来的文科生，也可以通过这款产品搭建出可以供全公司来使用的法务系统。究其原理，所谓法务系统并不是多么复杂、精细需要数据加持的高新技术软件。我们在工作中用到系统无非是审批流、表单化、能查询、能存储即可。那么宜搭这类工具可以满足你所有的想象。
单行输入框、单选框、人员搜索框等各类表单、流程中需要录入的产品全被封装成了组件，用户只需要拖拽、组合如同搭积木一样将系统搭建起来即可，如果你能认真学下宜搭提供的各类公式那就更完美了。笔者亲身经历告诉家，通过这类产品搭建起来的应用，完全可以应付合同预审、评审、重事项报备乃至案件管理等功能场景。甚至于一些更为独特的如用户投诉管理、outing投票等都可以实现。如需要与原有财务、税务系统做对接仅需几个对应接口即可。
不需要预算、不需要等待排期，不需要去对接，不需要你去写代码，随时升级，随时做优化。就你一个人，完全可以像一个型研发团队一样为所在公司一款法务系统！体验版反正也不要钱，为什么不试试呢？
为笔者的节操考虑再强调一嘴，这真不是个广告。
作者介绍
骑影
任职于国内某型互联网集团，从事运营法务工作，工作领域涉及音乐、文学等互联网内容、互联网产品、广告合规、隐私保护等方面。
